Berlin (OTS) – Berlin (ots)

– Abgleich zwischen wiederkehrenden Komponenten in Fachverfahren und
geeigneten Technologien liefert wirksame Ansätze für Automatisierung
und Verwaltungsmodernisierung

– Systematisierung ermöglicht übertragbare praxistaugliche Lösungen
über Fachbereichsgrenzen hinweg

– 16 Fachverfahren und drei zentrale KI-Technologien im Fokus:
Medienbrüche überwinden, Anträge automatisiert (vor-)prüfen und
Verwaltungen vorausschauend steuern durch Robotic Process Automation,
Large Language Models und Machine Learning-gestützte
Prognosemodellierung

Die Bundesdruckerei GmbH, Technologieunternehmen des Bundes,
veröffentlicht gemeinsam mit der Technologieberatung Possible GmbH
eine systematische Analyse für die Integration von Künstlicher
Intelligenz (KI) in digitale Verwaltungsprozesse. Der Report
“Fachverfahren Decoded – Daten- und KI-Anwendungen für effiziente
öffentliche Verwaltungen” stellt ein Mapping vor, mit dem sich
Verwaltungen kurzfristig umsetzbaren Einsatzmöglichkeiten von KI
strukturiert annähern können. Der Report richtet sich an Entscheider
und Entscheiderinnen, Fachreferate sowie Digitalisierungsexperten und
-expertinnen in Behörden und Ministerien, die einen Einstieg in die
Nutzung von KI suchen.

Rund 20.000 heterogene Fachverfahren: große Hürden für
Technologieeinsatz

Ob Förderantrag, Baugenehmigung oder Passbeantragung: Vorgänge
der öffentlichen Verwaltung werden digital durch sogenannte
Fachverfahren abgebildet. Aktuell gibt es in Deutschland laut
Schätzungen fast 20.000 Fachverfahren in Bund, Ländern und Kommunen.
Als spezialisierte Softwarelösungen für fachspezifische Verfahren
sollen sie eine effiziente Bearbeitung administrativer Prozesse
ermöglichen. Auch Zahlen der OnDea-Datenbank des Statistischen
Bundesamtes zeigen, welchen Umfang und welche Komplexität die
Facharbeit öffentlicher Verwaltungen in Deutschland hat: Laut dieser
Quelle gibt es 28.730 Vorgaben, die aus 2.905 Regelungsvorhaben
hervorgehen.

Insbesondere bei dieser Vielzahl von Vorgaben und Fachverfahren
können Technologien wie Künstliche Intelligenz helfen, Ressourcen in
der Verwaltung zu sparen und Prozesse für Mitarbeitende zu
vereinfachen. Der Report zeigt durch leitfadengestützte Interviews
mit Experten und Expertinnen aus fünf Bundesministerien sowie einer
umfassenden Desktop-Recherche: Der Technologieeinsatz innerhalb der
heterogenen Fachverfahrens-Landschaft wird enorm erschwert; die
Fachverfahren existieren überwiegend isoliert und kommunizieren kaum
miteinander. Mit einer systematischen Betrachtung über
Fachbereichsgrenzen hinweg leistet die Studie einen Beitrag dazu,
diese theoretischen Potenziale auf ihre praktische Umsetzung für eine
größere Bandbreite an Fachverfahren zu überprüfen. Sie schafft so
einen Beitrag für eine effiziente und ressourcenfreundliche
Einführung und Nutzung von KI-Anwendungen in der Verwaltung.

Breite Anwendbarkeit von KI durch systematische Analyse

Der Report gibt Orientierung für diejenigen
Automatisierungstechnologien, deren Anwendbarkeit über den Einsatz in
einzelnen isolierten Verwaltungsverfahren hinausgeht. Untersucht
wurden 16 bundesweite, fachlich gebundene und interaktionale
Verwaltungsverfahren: jeweils vier Verfahren in den Themen
Entscheidungs- und Genehmigungsverfahren, Eingabe- und
Kontrollverfahren, Finanztransaktionsverfahren sowie Melde- und
Auditierungsverfahren.

Ausgangspunkt für die Entwicklung des Mappings von KI-
Technologien mit konkreten Ansatzpunkten in Fachverfahren ist die
Identifikation von verfahrensübergreifenden wiederkehrenden
Komponenten. Das Mapping soll so konkrete und schnell zu
realisierende Potenziale aufzeigen. Die Komponenten sind klar
abgrenzbare, funktionale Bausteine und erfüllen eine spezifische
Aufgabe oder einen typischen Arbeitsschritt im Prozess. Sie kommen in
ähnlicher Form über verschiedenste Verfahren hinweg zum Einsatz: etwa
eine formelle Vorprüfung, deren Logik sich zwischen BAföG-Anträgen,
Anträgen auf Arbeitslosengeld oder Fördermitteln nicht grundlegend
unterscheidet.

“Eine der größten Hürden für einen breiten Einsatz von KI in der
Verwaltung stellt die isolierte Perspektive auf die Digitalisierung
einzelner Fachverfahren dar. Unser Report zeigt, dass es ein
Verständnis für die Modularität von Verwaltungsverfahren braucht”,
sagt Olof Leps, Experte für Verwaltungsdigitalisierung bei der
Bundesdruckerei GmbH und Mitautor des Reports. “Nur so können
Potenziale für nachhaltige und übertragbare Lösungen identifiziert
werden. Die komponentenbasierte Perspektive und das entwickelte
Mapping kann die Grundlage für eine strategische Skalierung von KI in
der Verwaltung legen.”

Niedrigschwelliger Einstieg über gut geeignete Komponenten

Innerhalb des Mappings werden fünf typische Komponenten
untersucht: Antragstellung, Vorprüfung, fachliche Vorprüfung und
Bewertung, finanzielle Abwicklung sowie Auswertung beziehungsweise
Berichtserstattung. Den fünf Komponenten werden drei zentrale
Automatisierungstechnologien gegenübergestellt: Robotic Process
Automation, Large Language Models und Machine-Learning-gestützte
Prognosemodellierung. Diese Technologien unterscheiden sich bei ihren
algorithmischen Grundlagen, dem Datenbedarf und dem Grad an
menschlicher Beteiligung. Sie eignen sich daher für unterschiedliche
Aufgaben in der Verwaltung.

Für den Abgleich zwischen der behördlichen Komponente mit den
Potenzialen der jeweiligen Technologie werden im Report folgende
Leitfragen beantwortet: “Ergibt der Einsatz fachlich Sinn? Ist diese
Technologie also geeignet, den jeweiligen Arbeitsschritt sinnvoll zu
verbessern?” sowie “Ist der Einsatz technisch möglich? Und:
Entspricht die verfügbare Datenlage den Anforderungen der
Technologie?”. Für die Qualifizierung als Match muss das Ziel der
jeweiligen Komponente mit dem Ergebnis der KI-Technologie
übereinstimmen und die verfügbaren Daten für die Anwendung zur
Verfügung stehen.

Große Sprachmodelle können Antragsstellung erleichtern

Große Sprachmodelle eignen sich beispielsweise für den Einsatz in
der Komponente “Antragsstellung” für interaktive Bürger-,
Unternehmens- und Organisationskommunikation, semantische
Vorstrukturierung unstrukturierter Textdaten oder textbasierter
Unterstützung für Sachbearbeitende. Ein erfolgreiches Beispiel ist
hier das KI-Kompetenz-Center (KI-KC), in dem das Bundesministerium
der Finanzen, das Bundesministerium für Wohnen, Stadtentwicklung und
Bauwesen, das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie und die
Bundesdruckerei gemeinsam den nutzerzentrierten Einsatz von großen
Sprachmodellen getestet haben. Es wurden verwaltungsspezifische
Anwendungsfälle und Anforderungen beispielsweise in der Wissens- und
Dokumentenarbeit verprobt.

Autor Leps sagt: “Der Report zeigt, dass KI bereits heute gezielt
dort unterstützen kann, wo Daten verfügbar sind und wiederkehrende
Aufgaben oder Entscheidungslogiken bestehen. Viele
Verwaltungskomponenten eignen sich intuitiv für eine automatisierte
oder KI-gestützte Bearbeitung – etwa in der Antragstellung oder der
fachlichen Prüfung und Bewertung.”

Die vollständige Studie erhalten Sie unter folgendem Link: KI-
gestützte Fachverfahren im Einsatz . Weitere Informationen zu den
Aktivitäten der Bundesdruckerei im Bereich Künstliche Intelligenz und
Datenanalyse, insbesondere für die Verwaltung, finden Sie unter: KI-
Kompetenz-Center sowie KI-Assistent für die Verwaltung .