Am 24. Juni 2025 veröffentlichte die Bundesdruckerei GmbH in Zusammenarbeit mit der Possible GmbH eine bahnbrechende Studie zur Rolle der Künstlichen Intelligenz (KI) in Verwaltungsprozessen. Diese Studie beleuchtet, wie KI-Technologien die Effizienz und Effektivität von Verwaltungsabläufen erheblich steigern können, und bietet einen vielversprechenden Ausblick auf die Zukunft der öffentlichen Verwaltung in Deutschland.

Ein Blick in die Zukunft der Verwaltung

Die Digitalisierung der Verwaltung ist kein neues Thema, doch die Integration von KI verspricht, diese Transformation auf ein völlig neues Niveau zu heben. Die Studie, die unter diesem Link verfügbar ist, untersucht 16 Fachverfahren und drei zentrale KI-Technologien: Robotic Process Automation (RPA), Large Language Models (LLM) und Machine Learning-gestützte Prognosemodellierung.

Die Herausforderungen der aktuellen Verwaltungsprozesse

In Deutschland existieren schätzungsweise 20.000 Fachverfahren, die administrative Prozesse digital abbilden. Diese Vielzahl an spezialisierten Softwarelösungen stellt eine enorme Herausforderung für die Modernisierung dar. Laut der OnDea-Datenbank des Statistischen Bundesamtes resultieren daraus 28.730 Vorgaben aus 2.905 Regelungsvorhaben, die die Komplexität der Verwaltungsarbeit verdeutlichen.

Die Studie zeigt, dass diese heterogenen Verfahren oft isoliert arbeiten und kaum miteinander kommunizieren. Diese Fragmentierung erschwert den Technologieeinsatz erheblich. Die systematische Analyse der Bundesdruckerei zielt darauf ab, diese Barrieren zu überwinden und eine effizientere Nutzung von KI-Anwendungen zu ermöglichen.

Die Rolle der Künstlichen Intelligenz

Olof Leps, Experte für Verwaltungsdigitalisierung bei der Bundesdruckerei, betont, dass das Verständnis für die Modularität von Verwaltungsverfahren entscheidend ist, um die Potenziale von KI voll auszuschöpfen. Die komponentenbasierte Perspektive ermöglicht es, verfahrensübergreifende, wiederkehrende Aufgaben zu identifizieren und gezielt mit KI zu unterstützen.

  • Antragsstellung: Große Sprachmodelle können die Kommunikation mit Bürgern und Unternehmen erleichtern und die semantische Strukturierung unstrukturierter Textdaten übernehmen.
  • Vorprüfung: KI kann Routineaufgaben automatisieren und die Effizienz der Vorprüfung von Anträgen erhöhen.
  • Fachliche Vorprüfung und Bewertung: Maschinelles Lernen kann dabei helfen, komplexe Entscheidungsmuster zu erkennen und zu optimieren.
  • Finanzielle Abwicklung: RPA kann repetitive Aufgaben in der Finanzverwaltung automatisieren.
  • Berichterstattung: Prognosemodelle können Daten effizient auswerten und Berichte generieren.

Praktische Anwendungen und Erfolgsgeschichten

Ein bemerkenswertes Beispiel für den erfolgreichen Einsatz von KI ist das KI-Kompetenz-Center, in dem mehrere Bundesministerien gemeinsam den nutzerzentrierten Einsatz von großen Sprachmodellen getestet haben. Diese Modelle wurden in verwaltungsspezifischen Anwendungsfällen und Anforderungen, insbesondere in der Wissens- und Dokumentenarbeit, erprobt.

„Der Report zeigt, dass KI bereits heute gezielt dort unterstützen kann, wo Daten verfügbar sind und wiederkehrende Aufgaben oder Entscheidungslogiken bestehen“, erklärt Olof Leps. „Viele Verwaltungskomponenten eignen sich intuitiv für eine automatisierte oder KI-gestützte Bearbeitung – etwa in der Antragstellung oder der fachlichen Prüfung und Bewertung.“

Die Auswirkungen auf den Bürger

Die Einführung von KI in Verwaltungsprozessen wird nicht nur die Effizienz der Behörden steigern, sondern auch direkte Auswirkungen auf die Bürger haben. Die Automatisierung von Routineaufgaben kann die Bearbeitungszeiten erheblich verkürzen und den Bürgern einen schnelleren Zugang zu Dienstleistungen ermöglichen. Gleichzeitig kann die Fehlerquote bei der Bearbeitung von Anträgen reduziert werden, was zu einer höheren Zufriedenheit führt.

Ein Vergleich mit anderen Bundesländern

Während die Studie sich auf Deutschland konzentriert, ist die Thematik der Verwaltungsdigitalisierung auch in anderen Ländern von Bedeutung. Österreich beispielsweise hat bereits einige Fortschritte in der Digitalisierung seiner Verwaltungsprozesse gemacht, jedoch steht die Integration von KI noch am Anfang. Die Erkenntnisse aus der Studie könnten auch hier als wertvoller Leitfaden dienen.

Ein Blick in die Zukunft

Die Studie der Bundesdruckerei und Possible GmbH legt den Grundstein für eine strategische Skalierung von KI in der Verwaltung. Durch die Identifikation von verfahrensübergreifenden Komponenten und die Entwicklung eines Mappings von KI-Technologien können nachhaltige und übertragbare Lösungen geschaffen werden, die die Effizienz der öffentlichen Verwaltung langfristig steigern.

In den kommenden Jahren wird erwartet, dass die Integration von KI-Technologien weiter voranschreitet und die Verwaltung grundlegend transformiert. Dies könnte nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch neue Arbeitsplätze in der IT-Branche schaffen und die bestehende Belegschaft weiterqualifizieren.

Die vollständige Studie kann unter folgendem Link abgerufen werden. Weitere Informationen zu den Aktivitäten der Bundesdruckerei im Bereich Künstliche Intelligenz und Datenanalyse finden Sie unter dem KI-Kompetenz-Center.

Fazit

Die Einführung von KI in die Verwaltung ist keine Zukunftsmusik mehr, sondern eine greifbare Realität, die erhebliche Vorteile für die öffentliche Verwaltung und die Bürger mit sich bringt. Die Studie der Bundesdruckerei und Possible GmbH zeigt eindrucksvoll auf, wie KI-Technologien die Effizienz und Effektivität von Verwaltungsprozessen steigern können, und bietet einen klaren Fahrplan für die Zukunft.