Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung Ihre Prozesse ganzheitlich zu digitalisieren. Eine ERP-Software ist die Basis für den digitalen Wandel.

Mit einer ganzheitlichen ERP-Software holen sich Unternehmen genau die Lösung ins Haus, die es bedarf um den gegenwärtigen Herausforderungen am Markt gerecht zu werden.

Wie eine solche Software genau funktioniert und welche Mehrwerte diese auch für Ihr unternehmen mit sich bringen kann, soll Gegenstand dieses Artikels sein. Zunächst wollen wir uns mit der allgemeinen Funktionsweise einer ERP-Software befassen, ehe wir uns dann einigen Funktionen widmen, die auch für Ihr Unternehmen von zentraler Bedeutung sein können.

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

Mit der Abkürzung ERP wird das sogenannte Enterprise-Resource-Planning beschrieben. Dabei handelt es sich um die unternehmerische Aufgabe, alle ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Alle Ressourcen müssen so auf die vorliegenden Prozesse verteilt werden, dass es zum einen zu keinem Zeitpunkt zu Engpässen in der Versorgung kommt und zum anderen keine Ressourcen verschwendet werden.

Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang sämtliche dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Betriebsmittel. Neben zu verarbeitenden Materialien, werden hier also auch finanzielle Mittel, das Personal, Immobilien, Werkzeuge usw. als Ressourcen angesehen. Nun gilt es alle Ressourcen auf die unternehmerischen Prozesse zu verteilen. Dabei hilft eine ERP-Software auf digitaler Ebene.

Diese bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise lassen sich alle Prozesse zentral verwalten, steuern und überwachen. Auch lassen sich so die Prozesse nochmals deutlich verschlanken und effizienter gestalten.

Wie ist eine ERP-Software technisch aufgebaut?

Eine ERP-Software (www.erp.de/erp-software) setzt sich aus mehreren Modulen zusammen. Dabei deckt jedes dieser Module einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab. So finden sich Module für die Produktion, die Lagerverwaltung, die Finanzverwaltung, das Personalmanagement oder auch für das Kundenbeziehungsmanagement an.

Nicht jedes Unternehmen benötigt jedes dieser Module. Andere Unternehmen hingegen benötigen noch viele weitere Module und Funktionen zur Abdeckung ihrer Prozesse. Daher ist es von enormer Bedeutung das richtige ERP für das eigenen Unternehmen (www.erp.de) auszuwählen.

Je weniger die Software zu den eigenen Prozessen passt, desto mehr müssen sich diese an die Software anpassen, was enorme Umstellungen in der Praxis zur Folge hat. Andersrum müssten diverse Anpassungen an der Software selbst vorgenommen werden, was zusätzlich Kosten bedeuten würde. Daher sollte die Software direkt gut zum eigenen Unternehmen passen.

Cloud-ERP oder lokale Implementierung?

Hier stellt sich auch die Frage, auf welche Art und Weise die Software betrieben werden soll. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine ERP-Software zu implementieren. So kann diese beispielsweise käuflich erworben und auf den hauseigenen Servern betreiben werden. Bei dieser Variante spricht man auch vom klassischen On-Premises-Modell.

Der Vorteil hier, man kann die Software frei nach eigenem Belieben anpassen und umschreiben. Ganz so wie es die Prozesse im Unternehmen erfordern. Dem gegenüber steht die Implementierung einer Cloud-ERP-Software. Bei dieser Variante bezieht man die Software über einen Web-Zugang. Die Daten, die in der Anwendung genutzt werden, werden auf den Servern des Cloud-Betreibers gespeichert. Man zahlt einen monatlichen Lizenzbeitrag für die Nutzung des Systems.

Diese Variante ist beliebt bei Anwendern, weil hier die Kosten flexibler verteilt sind auch man letztlich nur für alle jene Funktionen zahlt, die man auch wirklich benötigt. Auch muss man sich nicht mehr selbst um die Wartung der Software und der IT-Infrastruktur kümmern, was gerade kleineren Unternehmen oftmals sehr entgegenkommt.

Wichtige Funktionen einer ERP-Software

Für welche Variante man sich letztlich entscheidet, hängt stark von den individuellen Begebenheiten im eigenen Unternehmen ab. Gleiches gilt auch für den zuvor schon angesprochenen Funktionsumfang der ERP-Software. Lassen Sie uns einen Blick auf ein paar grundlegende Funktionen einer ERP-Software werfen.

Customer-Relationship-Management (CRM)

Mit einem CRM-Modul lassen sich sämtliche Belange rund um die Kunden besser und effizienter verwalten. Für jeden Kunden wird eine Kundenakte angelegt. In dieser werden dann alle Informationen zu diesem gespeichert. Ob offene Bestellungen, Rechnungen oder historische Daten, wie zurückliegende Aufträge. Auch finden sich hier Verweise zu den letzten Kontakten, sodass der Kundenservice immer direkt auf dem neusten Stand ist.

Auch das Marketing und der Vertrieb profitiert von der Zentralisierung der Daten. Durch gezielte Auswertungen lassen sich so neue Erkenntnisse zu einzelnen Kundengruppen gewinnen. So lassen sich die einzelnen Kunden besser bespielen und man erhält wichtige Erkenntnisse zu den Wünschen und Bedürfnissen der eigenen Kunden.

Dokumentenmanagement-System (DMS)

Das Dokumentenmanagement-System sorgt für eine unternehmensweite und strukturierte Umgangsweise mit allen umherlaufenden Dokumenten. Alle Dokumente werden in einer validen Version auf der Datenbank in einer klar definierten Ordnerstruktur gespeichert. Alle Abteilungen haben Zugriff auf diese Dokumente, so dass Informationen schneller geteilt und Fehler besser vermieden werden können.

Finanzverwaltung

Ebenso verfügen ERP-Software-Lösungen über ein Finanzmodul mit dem sich beispielsweise Rechnungen automatisch erstellen und verbuchen lassen. Zudem können eingehende Rechnungen automatisch überprüft und an die richtigen Stellen weitergeleitet werden. Die Finanzverwaltung innerhalb einer ERP-Software hilft bei vielen alltäglich wiederkehrenden Aufgaben und entlastet so die Mitarbeiter in diesem Bereich enorm.