Selbstständig – aber wie? Was viele über Freiberufler und Gewerbetreibende nicht wissen

Ob jemand als Freiberufler oder Gewerbetreibender gilt, ist in Deutschland mehr als nur eine formale Unterscheidung. Es hat konkrete steuerliche und rechtliche Konsequenzen. Trotzdem wissen viele Gründer oder Selbstständige zunächst gar nicht, worin genau der Unterschied besteht. Beide Gruppen arbeiten eigenverantwortlich, wirtschaften auf eigenes Risiko und müssen sich mit dem Finanzamt auseinandersetzen. Doch die Zuordnung entscheidet nicht nur über die Art der Buchführung, sondern auch über mögliche steuerliche Pflichten wie die Gewerbesteuer. Wer sich hier falsch einordnet, riskiert unerwartete Nachzahlungen oder aufwendige Korrekturen. Die Abgrenzung orientiert sich an bestimmten Merkmalen, die rechtlich geregelt sind – doch diese Grenzen sind nicht immer eindeutig. Das Verständnis dieser Unterscheidung hilft nicht nur bei der Wahl der richtigen Rechtsform, sondern beeinflusst auch den unternehmerischen Spielraum.

Warum die Einordnung mehr beeinflusst als gedacht

Freiberufler gelten im steuerlichen Sinne als Angehörige sogenannter Katalogberufe. Das umfasst unter anderem Ärzte, Anwälte, Architekten oder Journalisten. Ihre Tätigkeit basiert meist auf einer persönlichen, geistigen Leistung, oft mit akademischem Hintergrund. Sie unterliegen nicht der Gewerbeordnung, müssen kein Gewerbe anmelden und sind von der Gewerbesteuer befreit. Ein Gewerbetreibender hingegen verfolgt eine auf Dauer angelegte, auf Gewinnerzielung ausgerichtete unternehmerische Tätigkeit, die nicht unter die freien Berufe fällt. Das kann ein Einzelhändler sein, aber auch jemand, der Software vertreibt oder handwerkliche Leistungen erbringt. Auch wenn beide Gruppen oft ähnliche Abläufe im Alltag haben – die rechtlichen Rahmenbedingungen unterscheiden sich spürbar. Selbst bei der steuerlichen Behandlung von Fortbildungen gibt es Unterschiede. Ein freiberuflich tätiger Fahrlehrer etwa kann unter bestimmten Bedingungen auch einen Schleuderkurs als Betriebsausgabe geltend machen, während für einen gewerblichen Unternehmer andere Nachweispflichten gelten.

Buchführung, Steuerlast und Behördengänge – klare Unterschiede

Ein weiterer relevanter Unterschied liegt in der Buchführung. Freiberufler dürfen in vielen Fällen die sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nutzen. Sie ist einfacher zu handhaben, erfordert kein klassisches Rechnungswesen und bietet damit eine niedrigere Einstiegshürde. Gewerbetreibende sind dagegen bei bestimmten Umsatz- oder Gewinnschwellen verpflichtet, zur doppelten Buchführung überzugehen. Das bedeutet nicht nur mehr Aufwand, sondern auch strengere Anforderungen an Dokumentation und Nachvollziehbarkeit. Auch bei der Steuerlast kommt es zur Differenzierung: Gewerbesteuer ist für Freiberufler kein Thema, für Gewerbetreibende hingegen eine feste Größe – auch wenn der Freibetrag für Einzelunternehmer etwas Spielraum lässt. Hinzu kommen Unterschiede bei der Pflicht zur Mitgliedschaft in der Industrie- und Handelskammer (IHK), die für Gewerbetreibende verpflichtend ist. Bei Freiberuflern hingegen besteht meist nur eine Kammerpflicht, wenn der Beruf das explizit vorsieht – wie bei Ärzten oder Rechtsanwälten.

Rechtsform, Haftung und Außenwirkung im Vergleich

Die Wahl zwischen freiberuflicher und gewerblicher Tätigkeit wirkt sich auch auf die Gestaltung der Rechtsform aus. Ein Freiberufler kann problemlos als Einzelperson tätig sein, während Gewerbetreibende – insbesondere bei wachsendem Betrieb – häufig zur GmbH oder UG wechseln, um ihre Haftung zu begrenzen. Die Außenwirkung unterscheidet sich ebenfalls. Ein Gewerbetreibender tritt häufig unter einem Firmennamen auf, ist ins Handelsregister eingetragen und wirkt in der Wahrnehmung „unternehmerischer“. Freiberufler setzen eher auf den eigenen Namen, was bei Mandanten oder Kunden eine andere Erwartungshaltung erzeugen kann. Auch im Hinblick auf Versicherungen, etwa zur Berufshaftpflicht, ergeben sich unterschiedliche Anforderungen. Der Gesetzgeber macht klare Vorgaben, die je nach Einordnung greifen – und nicht jeder Selbstständige hat alle Details im Blick. Wer sich frühzeitig mit den Konsequenzen beschäftigt, kann Fehlentscheidungen vermeiden, die später kostspielig werden.