In der Geschäftswelt ist der Einsatz eines Firmenstempels gang und gäbe, damit hinterlässt das Unternehmen einen seriösen Eindruck. Dank dem Stempelabdruck haben sowohl Auftraggeber und Geschäftspartner als auch Kunden alle relevanten Informationen sofort im Blick. Mit dem Stempel ist es sehr leicht, wichtige Angaben zur Firma schnell unter Dokumente zu setzen. Auf diese Weise lässt sich die geschäftliche Korrespondenz deutlich vereinfachen.
Einsatzgebiete der Firmenstempel
Wenn im Unternehmen täglich eine größere Menge an Schriftverkehr entsteht, lohnt sich die Investition in einen Firmenstempel. Damit lassen sich Dokumente schnell und einfach mit den erforderlichen Daten versehen. Dazu gehören unter anderem Quittungen, Rechnungen sowie Verträge mit Kunden, Zulieferern und sonstigen Geschäftspartnern. Aber auch bei Arbeitsverträgen, Arbeitszeugnissen und Kündigungen gehört ein Stempel auf das jeweilige Dokument, genauso wie bei Mietverträgen für diverse Räumlichkeiten. Speziell in größeren Firmen unterstreicht der Einsatz eines Firmenstempels die Entscheidungsbefugnis, welche die verschiedenen Mitarbeiter innehaben. Außerdem macht der Stempelabdruck die erstellten Unterlagen noch glaubwürdiger. Zusammen mit einer handschriftlichen Signatur wird das Dokument auf ganzer Linie rechtsgültig.
Klassische Firmenstempel aus Holz
Ganz traditionell werden Firmenstempel aus Holz hergestellt, entweder in einer rechteckigen, quadratischen oder runden Form. Dank harten Holzsorten verfügen solche Stempel über eine lange Lebensdauer und robuste Eigenschaften, außerdem liegt das natürliche Material gut in der Hand. Die akribische Gravur der Textplatte erfolgt heutzutage mit moderner Lasertechnik, sodass nicht nur ein detailgetreues, sondern auch ein scharfes Druckbild entsteht. Bei der Anfertigung der Textplatten kommt hochwertiges Gummi zum Einsatz, dafür lassen sich sämtliche Farbtönen nutzen. Beim Holzstempel ist eine individuelle Gestaltung mit einem Schriftzug, Logo oder einer Tabelle möglich. Für die Verwendung ist ein separates Stempelkissen sowie Stempelfarbe notwendig, allerdings kann es dabei zu Verschmutzungen kommen.
Selbstfärbende Stempel aus Metall oder Kunststoff
Beim selbstfärbenden Stempel ist bereits ein Stempelkissen integriert, welches bei Bedarf ausgewechselt werden kann. Das Stempelkissen liegt geschützt im Innenbereich und trocknet deswegen nicht aus, so ist es immer einsatzbereit. Außerdem gibt es dabei keine Berührungspunkte, sodass die Umgebung bei der Nutzung sauber bleibt. Auch diese Stempelvarianten lassen sich mit den benötigten Daten versehen. Zur Auswahl stehen Gehäuse aus Kunststoff oder Metall, die in unterschiedlichen Größen erhältlich sind. Diesbezüglich ist zu beachten, dass die Metallgehäuse ein höheres Eigengewicht haben. Deswegen sind für mobile Zwecke die Firmenstempel mit einem leichteren Kunststoffgehäuse besser geeignet. Dagegen punktet das Gehäuse aus Metall mit einer zentralen Druckverteilung, die mit einer guten Ergonomie einhergeht. Aus diesem Grund entsteht selbst bei einer extrem hohen Stempelfrequenz immer ein gleichmäßiger sowie optimaler Abdruck.
Rechtliche Vorgaben für Firmenstempel
Wenn der Firmenstempel für offizielle Dokumente genutzt wird, muss er ausreichend groß sein. Nur so haben Firmenname, Adresse, Rechtsform und Telefonnummer darauf Platz, genauso wie Faxnummer, Webseite und E-Mail-Adresse. Für rechtsgültige Unterlagen sind außerdem noch folgende Informationen aufzuführen:
- UST-ID
- HRB-Nummer
- Eventuell vorhandenes Logo
Nur so akzeptieren Ämter und Behörden die eingereichten Dokumente. Um eine analoge Corporate Identity zu erhalten, sollte die Schriftart auf dem Stempel identisch mit der bereits überall verwendeten Schrift sein.
Fazit
Wer bei der Auswahl des Firmenstempels die aufgeführten Aspekte beachtet, erhält ein praktisches Hilfsmittel für den Geschäftsalltag. Mit dem Stempelabdruck bekommt jedes Dokument ein einheitliches und seriöses Erscheinungsbild.