Bei der Arbeitszeiterfassung unterliegen die Unternehmen der Pflicht, die Zeitnachweise der Arbeitnehmer aufzubewahren, Nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) müssen dabei alle Arbeitszeiten, welche die acht Stunden täglich überschreiten, vom Arbeitgeber erfasst und aufbewahrt sowie ein Verzeichnis von Mitarbeitern geführt werden, welche in eine Verlängerung der Arbeitszeit eingewilligt haben. Die Aufbewahrungsdauer beträgt dabei zwei Jahre, dazu zählen alle dokumentierten Arbeitstage. Die Aufbewahrungsfrist beginnt, sobald die Zeitspanne erfasst wurde.
Die Form der Aufbewahrung spielt dabei keine Rolle, sie kann in Papierform oder auch elektronisch erfolgen. Bei Unterlassung können Geldstrafen von bis zu 15.000 Euro (§ 22 Abs. 1 Nr. 9, Abs. 2 ArbZG) für das Unternehmen fällig werden; die Geschäftsführer des Unternehmens stehen dabei immer in der Verantwortung, auch wenn Sie die Aufbewahrung der Zeitnachweise nicht selbst durchführen. Es empfiehlt sich dabei der Einsatz einer digitalen Lösung, mit welcher man flexibel und mobil die Zeitnachweise archivieren kann; das erspart viel Aufwand in der Erfassung und stellt sicher, dass die Zeitnachweise auch gesetzeskonform aufbewahrt werden. So hat man überall und jederzeit Zugriff auf die Daten und erspart sich den manuellen Aufwand von Zetteln oder Excel-Listen.
Fristen der DSGVO beachten
Die EU-Datenschutzgrundverordnung regelt dabei das Speichern von personenbezogenen Daten und sollte vom Unternehmen immer beachtet werden. Diese sieht vor, dass Personendaten, auch im Rahmen der Zeiterfassung, immer nur mit der Erlaubnis der Mitarbeiter dokumentiert und elektronische verarbeitet werden dürfen (Art. 6 DSGVO). Die Vorgaben der Verordnung sollten dabei immer strikt eingehalten werden, da auch hier hohe Geldstrafen fällig werden können.
Die Aufbewahrung nach Mindestlohngesetz
Das Mindestlohngesetz (MiLoG) regelt die Aufzeichnungspflicht für Arbeitgeber, welche nach § 8 Abs. 1 SGB IV geringfügig Beschäftigte oder Mitarbeiter nach § 2a SchwarzArbG beschäftigen. Dazu gehören unter anderem folgende Wirtschaftszweige:
- Gaststätten- und Hotelgewerbe
- Bauindustrie
- Transport und Logistik
- Gebäudereinigung
- Schausteller und Messebau
- Fleischverarbeitung
- Forstwirtschaft
Die Zeitnachweise beziehen sich immer auf Beginn und Ende sowie die Zeitspanne eines Arbeitstags. Es wird empfohlen, auch die Pausen aufzuzeichnen, Ausnahmen sind hier Minijobber in Privathaushalten sowie Mitarbeiter, deren Lohn bestimmte Grenzen regelmäßig unterschreitet.
Das MiLoG sieht mindestens zwei Jahre als Aufbewahrungspflicht vor, die Form wird dabei aber nicht bestimmt. Der Chef muss sich daher darum kümmern, dass die Zeitnachweise gesetzeskonform protokolliert und dokumentiert werden; er kann diese Tätigkeit delegieren, bleibt aber in der Verantwortung der korrekten Umsetzung.
Es gibt ein paar Einschränkungen, welche in der Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) geregelt werden. So müssen hier nur die Arbeitszeiten aufgezeichnet werden, sofern der Mitarbeiter ausschließlich mobilen Tätigkeiten nachgeht und sie ihrer Arbeitszeit eigenverantwortlich nachgehen können. Es besteht auch keine Dokumentationspflicht für Mitarbeiter mit monatlich mehr als 2.958 Euro Bruttogehalt. Ab einem Bruttogehalt von 2.000 Euro pro Monat entfällt diese Pflicht ebenfalls, wenn das Unternehmen dem Mitarbeiter in den vergangenen 12 Monaten den Betrag entrichtet hat.
Das MiLoG regelt in § 21 Abs. 1 Nr. 7, Abs. 3, dass ein Arbeitgeber gegen die Vorgaben verstößt, sobald er fahrlässig oder vorsätzlich gegen eine Zeiterfassung verstößt, indem er diese nicht korrekt, unvollständig oder nicht fristgerecht ausführt. Wird diese nicht oder weniger als zwei Jahre aufbewahrt, drohen Geldstrafen von bis zu 30.000 Euro.