Checkliste für den Büroumzug

Ein Büroumzug ist ein ebenso spannendes wie komplexes Projekt, das einer gründlichen Vorbereitung bedarf. Damit alles reibungslos über die Bühne geht, kann eine Checkliste helfen, die Übersiedelung eines Betriebes organisiert anzugehen.

Ein Büroumzug beginnt mit der Idee

Die Planung eines Büroumzuges beginnt mit der Idee der Übersiedelung. Zunächst bestimmt der Wunsch nach Veränderung das Ziel. Gegebenheiten zwingen Sie, etwas zu ändern. Ist das Büro zu klein oder zu groß, gibt es bauliche Mängel? Kostet es zu viel Miete? Möchten Sie Ihr Unternehmen erweitern? Gleich, welche Gründe Sie bewegen, zu Beginn steht die Suche nach einem neuen Standort an. Ist er gefunden, bestimmen Sie den bestmöglichen Zeitpunkt für die Übersiedelung Ihres Büros. Bedenken Sie, dass die Vorbereitungen, der eigentliche Umzug und die Einrichtung Ihrer neuen Geschäftsräume viel Zeit in Anspruch nehmen. Beginnen Sie je nach Größe Ihres Unternehmens mindestens vier Monate vor dem eigentlichen Umzug mit den Vorbereitungen.

Projekt Büroumzug – binden Sie Ihre Mitarbeiter ein

Eine Übersiedelung eines Büros ist nichts anderes als ein Projekt. Gehen Sie den Umzug wie andere Projekte an und binden Sie dazu Ihre Mitarbeiter ein. Ein Umzug ist eine Chance, Ihr Team neu zu beleben, wenn Sie Ihre Mitarbeiter in die Umzugsvorbereitungen einbeziehen. Fragen Sie diese vor der Festlegung des Standortes nach ihren Wünschen bezüglich der Büroräumlichkeiten. Entspricht die neue Einrichtung dem Geschmack Ihres Teams, arbeitet es dort mit mehr Elan. Diskutieren Sie auch die Auf- und Zuteilung der Räume. Ist dies geschehen, können Sie unter Berücksichtigung der Anliegen Ihrer Mitarbeiter einen Einrichtungsplan erstellen. Dies geschieht etwa einen Monat vor dem Umzug. Der Einrichtungsplan ist für das Umzugsunternehmen bestimmt. Mit dessen Hilfe stellen die Packer Möbel und Inventar direkt an die vorgesehenen Stellen. Damit alles reibungslos funktioniert, inventarisieren und etikettieren Sie im Vorfeld Ihre Umzugsgüter sowie die Möbel. Befreien Sie sich im Rahmen dessen von unnötigem Ballast. Zwei Wochen vor dem Umzugstermin sprechen Sie noch einmal mit Ihrer Umzugsfirma. Möglicherweise reichen Möbelpacker, besprochene Arbeitsleistungen und das Verpackungsmaterial nicht aus.

Vergessen Sie nicht, die Behörden und sonstige Anlaufstellen über den Umzug Ihrer Firma zu informieren. Planen Sie zudem die Renovierungsmaßnahmen am alten und am neuen Standort Ihres Firmensitzes. Suchen Sie sich dazu geeignete Handwerker.

Der Tag des Umzugs: Hektisch oder nicht – Sie haben es in der Hand

Ist der große Tag des Umzugs gekommen, wird er je nach Erfolg Ihrer Planung hektisch oder relaxt vonstattengehen. Weniger stressig läuft es, wenn Sie viele Anliegen Ihrem  professionellen Umzugsunternehmen übertrugen. Waren Ihre Planungen beziehungsweise Delegationen von Arbeiten umfangreich genug, obliegen Ihnen am Tag des Umzugs lediglich die Kontrollen.

Weniger Stress mit einer Umzugsreinigung mit Abnahmegarantie

Prüfen Sie unbedingt, ob die alten Räume ausreichend gesäubert wurden. Beauftragten Sie eine Umzugsreinigung mit Abnahmegarantie? Das könnte Ihnen viel Ärger und Geld ersparen. Kontrollieren Sie zudem Ihre alten Büroräume auf vergessene Gegenstände sowie Akten.

Abschließende Arbeiten am neuen Firmensitz

Ist der Umzug geschafft? Sicherheitshalber überprüfen Sie die getanen Arbeiten. Kontrollieren Sie, ob alles an seinem vorbestimmten Platz steht. Sind die Möbel ordnungsgemäß und sicher montiert? Sollte dies alles zu Ihrer Zufriedenheit ausfallen, veranlassen Sie noch die Reinigung der Elektrogeräte. Überprüfen Sie alle Rechnungen. Vergessen Sie nicht, Ihre Kontaktdaten auf Ihrer Firmenwebsite, in Branchenverzeichnissen, sozialen Netzwerken und auf ähnlichen Websites zu ändern.

Ist all das geschehen und der Umzug komplett abgeschlossen, können Sie stolz auf sich und Ihr Team sein – Grund genug, eine Einweihungsparty zu organisieren.

Checklisten für Ihren Büroumzug inklusive günstiger Büroreinigung

Erste Umzugsvorbereitungen

Ihre Aufgaben im Rahmen der ersten Umzugsvorbereitungen liegen zunächst darin:

☐    Mitarbeiter zu informieren,

☐    einen geeigneten neuen Standort zu finden,

☐    die alten Büroräume rechtzeitig zu kündigen,

☐    die Standortverlegung den Behörden, Steuerberater, Rechtsanwalt sowie den Versicherungen zu melden,

☐    ein kompetentes Umzugsunternehmen zu kontaktieren,

☐    einen Projektplan zu erstellen,

☐    Projekthefte an die zuständigen Teams weiterzuleiten,

☐    realistische Deadlines unter Berücksichtigung von möglichen Engpässen festzulegen,

☐    einen Einrichtungsplan mit Zu- und Aufteilung der Büroräume zu erstellen,

☐    Handwerker für Renovierungsarbeiten in den alten und neuen Räumlichkeiten zu beauftragen,

☐    ein Unternehmen für eine günstige Büroreinigung zu suchen,

☐    das Inventar zu verpacken beziehungsweise die Arbeiten zu überwachen,

☐    die Übergabe und Entgegennahme der Schlüssel zu organisieren,

☐    das Übergabeprotokoll anzufertigen.

Zu erledigende Aufgaben am Umzugstag

☐     Kontrolle der Reinigungsarbeiten in den alten Räumlichkeiten,

☐     Suche nach Schäden oder vergessene Sachen im alten Büro,

☐     Büro am Tag des Umzugs oder später an den ehemaligen Vermieter übergeben.

Abschließende Aufgaben in den neuen Büroräumen

☐      neue Büroräume auf entstanden Schäden überprüfen,

☐      Kontrolle der abgeschlossenen Montagearbeiten,

☐      Inventar auf Vollständigkeit prüfen,

☐      prüfen, ob die Bürogeräte installiert sind,

☐      vorhandene Elektrogeräte reinigen,

☐      Kontaktdaten in den sozialen Medien, Branchenverzeichnissen usw. aktualisieren,

☐      Kontrolle, ob alle Ummeldungen stattfanden,

☐      Rechnungen fürs Finanzamt prüfen und sammeln,

☐      Einweihungsparty planen.

Von |04.09.2019|News|Kommentare deaktiviert für Checkliste für den Büroumzug
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